Matkustussääntö

1. Hymnologian ja liturgiikan seura (jatkossa: Seura) korvaa matka- ja majoituskuluja sekä osallistumismaksuja hallituksen jäsenille tai muille hallituksen valtuuttamille jäsenille. 
2. Matkakulut hallituksen kokouksiin, Seuran kokouksiin ja Seuran järjestämiin tapahtumiin korvataan aina, mikäli yhdensuuntainen matka kotoa tapahtumapaikalle ylittää 50 kilometriä. Jos kokousten tai tapahtumien yhteydessä on tarvetta majoittumiseen, päätetään majoituksen korvaamisesta tapauskohtaisesti kyseisen jäsenen etukäteen hallitukselle tekemän esityksen pohjalta.
3. Matka- ja majoituskuluja sekä osallistumismaksuja kotimaisiin, yhteispohjoismaisiin (esim. Nordhymn ja Leitourgia) ja kansainvälisiin seminaareihin ja konferensseihin sekä kansainvälisten vertaisarvioitavien julkaisujen toimituskuntien kokouksiin korvataan tapauskohtaisesti. Hallitus päättää korvauksista kyseisen jäsenen etukäteen hallitukselle tekemän esityksen pohjalta. Ensisijaisesti kukin jäsen pyrkii kuitenkin hankkimaan rahoituksen muualta (esim. omalta työnantajalta tai hakemalla matka-apurahaa).
4. Matkakulut korvataan tositteita vastaan edullisimman julkisen kulkuneuvon mukaan. Oman auton perustellusta käytöstä voidaan maksaa kilometrikorvaus verottajan hyväksymän verovapaan kilometrikorvauksen mukaan. Mikäli samassa autossa matkustaa useita yhdistyksen matkakorvaukseen oikeutettuja, voidaan lisämatkustajista maksaa verottajan määrittelemä lisämaksu. Taksia voidaan käyttää harkinnan mukaan suurten tavaramäärien kuljettamiseen tai mikäli matkareitti tai matkustusajankohta sitä puoltavat.
5. Korvauksen hakija on velvollinen valitsemaan joko ennalta sovitun tai sellaisen matkareitin ja matkustustavan, että matkoista yhdistykselle koituvat kokonaiskustannukset muodostuvat mahdollisimman pieniksi, ja käyttämään hyväkseen ne alennukset, joihin hänellä on mahdollisuus. Kokonaiskustannuksia arvioitaessa otetaan huomioon myös matkustustavan valinnalla mahdollisesti saavutettava ajan säästö.
6. Päivärahoja ja ateriakorvauksia ei makseta.
7. Edellytys konferenssiin tai seminaariin osallistuvan jäsenen matkakorvaukselle on, että hän toimittaa matkan jälkeen hallitukselle kertomuksen matkastaan.
8. Tämä matkustussääntö tulee välittömästi voimaan hallituksen päätöksellä 23.3.2023 ja on voimassa toistaiseksi.